Afgelopen vrijdag was het zover. Vanaf die dag is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze verordening van de Europese Unie brengt een behoorlijk pakket met werkzaamheden met zich mee voor u als ondernemer. Bos Van Eck Advocaten geeft u in deze nieuwsbrief een overzicht over het hoe en wat. Daarnaast geven wij in deze nieuwsbrief aan hoe wij u op privacygebied van dienst kunnen zijn, zodat u/uw bedrijf ‘privacy-compliant’ kan worden en blijven.
Waarom de AVG, en waarom zo lastig?
De AVG is afkomstig van de Europese Unie. Een verordening is het meest ingrijpende van de wetgevende instrumenten die de EU heeft. Dit betekent dat er voor de lidstaten geen ruimte is om de opgelegde regels te interpreteren en dat burgers direct een beroep kunnen doen op de verordening. De EU zet dit zware middel in om de regels over privacy in heel Europa te harmoniseren en te uniformeren. In elk van de lidstaten gelden sinds 25 mei 2018 dezelfde regels. Dit was mede nodig om grensoverschrijdende privacyproblemen op te kunnen lossen.
Wat is er veranderd en waarom gaat dit mogelijk voor problemen zorgen? Met de invoering van de AVG veranderde er op het gebied van bescherming niet bijzonder veel ten opzichte van het daarvoor geldende recht. Op het gebied van handhaving en rechten van betrokkenen echter wel. Zo is het voor bedrijven nu verplicht om aan te tonen dat zij bewust met persoonsgegevens omgaan en hebben betrokkenen meer rechten met betrekking tot hun eigen persoonsgegevens.
Wat betekent dit voor mijn bedrijf?
Zoals eerder gezegd, is het belangrijkste doel van de AVG bewustwording van de omgang met persoonsgegevens. Dit betekent dat een bedrijf aantoonbaar moet maken welke gegevens zij verwerkt en met welk doel. Dit doel noemen we een verwerkingsgrondslag. Wanneer een bedrijf een grondslag heeft om te mogen verwerken en er wordt correct gedocumenteerd, dan levert de AVG geenszins een beperking op voor de gang van zaken. Ook moeten bedrijven (aantoonbaar) nagedacht hebben over bewaartermijnen, veiligheidsvoorschriften en het actief betrekken van de betrokkenen bij de verwerking van hun persoonsgegevens.
Concreet zijn er een aantal documenten die elke onderneming moet hebben. Allereerst is er een privacybeleid. Hierin moet de bedrijfsvisie op het gebied van privacy duidelijk vastgelegd worden. Naast dit privacybeleid is het verstandig om een beknopte privacyverklaring te hebben. In deze privacyverklaring worden de hoofdlijnen van het beleid kort aangestipt en wordt aangegeven waar betrokkenen meer informatie kunnen krijgen. Ook verwijst de privacyverklaring naar het verwerkingsregister. In dit register geeft een bedrijf alle verwerkingen van persoonsgegevens overzichtelijk weer. In dit register worden minimaal de omvang van de verwerking, de tijdsduur van de verwerking en de genomen beschermingsmaatregelen bij de verwerking weergegeven.
Tot slot is het van belang om met derden die uw gegevens gebruiken verwerkersovereenkomsten te sluiten en, zowel intern als extern, afspraken te maken over hoe gehandeld moet worden bij een datalek.
Het is belangrijk dat het gehele bedrijf weet heeft van de privacyregels die het bedrijf afspreekt. Informeer daarom uw personeel over de gemaakte afspraken en zorg dat het beleid open en toegankelijk is voor iedereen die het nodig heeft. Daarnaast is het goed om voor het vergroten van de betrokkenheid bijeenkomsten te organiseren waarbij de werknemers actief betrokken worden bij het proces van privacy-compliance.
Hulp nodig?
Bos Van Eck Advocaten kan u helpen met het opstellen van de nodige stukken, het beoordelen van verwerkersovereenkomsten en het voorlichten van medewerkers. Heeft u een vraag of wilt u onze hulp om privacy-compliant te worden? Neem dan contact met ons op.
